Besloten conferentie 'De markt de kans geven optimaal aan te bieden’
Met de term 'Besloten’ hielden de organisatoren het een beetje mystiek. Of het daaraan lag weten we niet. Wat we wel weten? Er waren meer deelnemers aanwezig dan zich vooraf hadden aangemeld (meestal is het omgekeerd). Het Babylon Meeting Centre moest 13 maart zelfs extra stoelen brengen.
Mooie mix van aanwezigen
Er waren Coördinerend directeuren inkoop, managers van Inkoopuitvoeringsorganisaties, portfolio- en categoriemanagers en beleidsmakers van DGOO. Hoewel het een inkoopinhoudelijk onderwerp was, was het belangrijk dat juist deze mix aanwezig was. De uitkomsten van de dag gaan namelijk over de vraag hoe wij als Rijksinkoop willen werken, en daar staat deze mix van mensen voor aan de lat.
'Wie moet er aan het stuur zitten: wij of de leverancier?’
Met die vraag sloot dagvoorzitter André Weimar de dag af. Over het antwoord was iedereen het eens: uiteraard wij. In de twee uur voorafgaand aan deze vraag lieten de aanwezigen zich bijpraten over onderzoeken naar beoordelingsmethoden en de effecten ervan.
Grootschalige onderzoeken leidden tot de vraag, en gaven ook het antwoord
Vooruitstrevende inkooporganisaties zoals de Belastingdienst, Rijkswaterstaat, het Rijksvastgoedbedrijf en de Nationale Politie doen al niet anders: absoluut beoordelen. Maar de meerderheid gebruikt nog steeds de relatieve beoordelingsmethode. Kleinschalige onderzoeken en aanstekelijke betogen vanuit de wetenschappelijk hoek toonden aan dat relatief beoordelen nadelen heeft en absoluut beoordelen de nodige voordelen. Het was in Nederland echter nog nooit grootschalig onderzocht. Tot nu dan.
Onderzoek onder 250 dossiers van de Rijksinkoopsamenwerking
De Universiteit van Twente onderzocht het relatief beoordelen bij de RIS. Het onderzoek richtte zich op de vraag of de uit kleinschalig onderzoek en uit wetenschappelijk hoek aannemelijk gemaakte nadelige effecten, ook aanwezig zijn. Het antwoord na 250 onderzochte aanbestedingsdossiers: 'Ja die nadelen zijn aantoonbaar aanwezig’.
Relatief beoordelen: leveranciers aan het stuur
Niet-competitieve aanbieders, aanbieders die geen kans maken bovenaan te eindigen, bepalen vooral wie uiteindelijk de opdracht krijgt gegund. Of zoals iemand tijdens de bijeenkomst mooi verwoordde: 'Dus als FC Twente onderaan eindigt in de eredivisie, wordt PSV kampioen. Als het NAC Breda is dan wordt Ajax kampioen.’ Hierdoor zitten wij niet zelf aan het stuur, maar de leveranciers.
Onderzoek onder honderd gunningen bij de Belastingdienst
De Belastingdienst is een van de vooruitstrevende organisaties die al jaren werkt met absoluut beoordelen. Ze gebruikt vaak een methode die aantoont wat de effecten op de Euro’s en de kwaliteit zijn. Die methode heeft ook nog eens een hippe naam: de Superformule. Onderzoek door bedrijfseconoom en inkoopadviseur Pieter van Dorth van de Belastingdienst toonde aan: de prijzen van de winnaars liggen gemiddeld 30% lager terwijl de kwaliteit gemiddeld 20% hoger is. Op de vraag wat er gebeurt na de gunning liet Hans Trum (eindverantwoordelijke voor o.a. het IUC van De Belastingdienst) weten dat er bij die leveranciers zelfs ook minder gedoe is tijdens de looptijd van de contracten.
De conclusies van beide onderzoeken samengevat
Relatief beoordelen:
- leidt tot hoge kwaliteit tegen te hoge prijzen
- leidt tot lage prijs tegen te lage kwaliteit
- leidt tot grote mate van toeval wie wint
Bij relatief beoordelen zijn het niet wij die sturen, maar de markt.
Absoluut beoordelen:
- leidt tot gemiddeld 30% lagere kosten
- leidt tegelijkertijd tot gemiddeld 20% hogere kwaliteit
- (dus: 2 kanten op, én prijs-kwaliteitsverhouding stijgt)
Bij absoluut beoordelen is het niet die markt die stuurt, maar wij zijn het die sturen.
Verder zonder verplichting en met heel veel verleiding
Als afsluiting nog de vraag: 'Wat adviseer je André Weimar als stelselverantwoordelijke?’ De adviezen waren vooral: zorg dat iedereen kennis kan nemen van de onderzoeken. Schiet niet in de regelreflex door allerlei zaken te willen verplichten of te verbieden. Zorg er wel voor dat inkoopadviseurs laagdrempelig toegang kunnen krijgen tot de nodige kennis over absoluut beoordelen. Zorg er ook voor dat ze indien nodig zelfs hands-on ondersteuning kunnen krijgen.
Uit de geluiden bij de afsluitende lunch werd wel duidelijk: de meesten gaan er binnen hun organisatie mee aan de slag.