Aanbesteden in 10 dagen: Maatschappelijke diensttijd
Op dinsdag 14 april 2020 startte een team van 9 personen van de Rijksinkoopsamenwerking, Supply Value en het ministerie van VWS met de aanbesteding van maatschappelijke diensttijd (MDT). Naast een mooi onderwerp, was er nog iets bijzonders aan deze aanbesteding. Het team had namelijk de ambitie dit proces af te ronden in 10 werkdagen.
Het voorbereiden van een aanbesteding is een complex proces wat vaak lang duurt
Dat moet sneller kunnen, dacht Supply Value, die de rol van procesbegeleider had. Zij rondde al eerder een aanbesteding in 10 dagen af en ook dit keer lukte het. Alle aanbestedingsdocumentatie waren namelijk in 9,5 dag af. Een mooie prestatie waar het hele team trots op is!
Niet alle aanbestedingen zijn geschikt voor deze aanpak
Volgens Supply Value spelen er verschillende factoren mee. Denk aan de complexiteit op zowel inhoud als de hoeveelheid departementen. Maar ook de mate waarin de organisatie (zowel klant als RIS) kan voldoen aan de eisen (o.a. dedicated bij elkaar zitten). Supply Value: “Wij denken dat aanbesteden in 10 dagen goed werkt voor aanbestedingen met een lage tot gemiddelde complexiteit wat niet te veel departementen overstijgt.” RIS twijfelde eerst of deze aanbesteding geschikt was om in 10 dagen af te ronden, want de behoefte en scope waren niet heel scherp en vastomlijnd. Maar niks bleek minder waar. RIS: “Soms moet je gewoon proberen of iets werkt. Houding en beschikbaarheid zijn belangrijker dan de inhoud van de aanbesteding om te bepalen of het gaat werken. Als iedereen wil, en er vol voor gaat, dan lukt het.”
Onze ervaringen met deze aanpak zijn erg positief
Voor de meesten was deze manier van aanbesteden nieuw. Supply Value, die deze aanpak al eerder inzette, vind deze manier van aanbesteden leuk, leerzaam en effectief. Hier sluit het hele team zich ook bij aan. Supply Value: “Het is ontzettend leuk om 10 dagen met een toegewijd team toe te werken naar het doel: het publiceren van een gedegen aanbesteding. Het is daarbij vooral leuk om de groep te laten inzien dat het mogelijk is om het daadwerkelijk in 10 dagen af te ronden. En met behoud van kwaliteit op toch een complexe(re) aanbesteding. Elke dag verstuurde Supply Value ook een nieuwsbrief om te laten zien hoe het team deze ambitie realiseert. VWS vond het naast effectief ook vooral efficiënt, terwijl de RIS de aanpak ook behoorlijk intensief vond. RIS: “Het kost veel energie, maar levert ook veel energie op. Door de intensieve samenwerking leer je mensen ook sneller kennen.”
Door de huidige situatie, verliep het volledige proces digitaal
In het begin waren de digitale sessies langer omdat het team vooral de scope helder moest krijgen. Dat kostte meer energie. Hoe verder het team in het proces kwam, hoe beter het ging. Supply Value bracht ook meer afwisseling in het programma (denk aan schrijftijd, energizers, kort brainstormen en dan weer uit elkaar). Dit hielp om de energie erin te houden en de concentratie te verhogen.
De onderlinge samenwerking was uitstekend
Iedereen was gemotiveerd en proactief. Iedereen kon kritisch zijn, zonder dat het invloed had op de sfeer. Ook de ingezette ‘energizers’ hielpen op informeel niveau een relatie op te bouwen. Dat hielp het formele traject weer. Voor VWS was het als opdrachtgever ook waardevol dit traject met de RIS te doorlopen. Naast het positieve effect van het gezamenlijk werken aan oplossingen voor complexe vraagstukken draagt het ook bij aan meer wederzijds begrip.
Deze manier van aanbesteden is zeker aan te bevelen
Het is wel belangrijk eerst goed te onderzoeken of deze manier van aanbesteden goed past bij het soort aanbesteding. Voor opdrachtgever VWS sloot deze aanpak goed aan op de behoefte. Dat is natuurlijk een belangrijke randvoorwaarde voor een succesvol traject. Daarnaast vindt Supply Value het heel leuk en leerzaam om dit met een toegewijd team te doen en levert het direct veel resultaat en energie op. Supply Value: “Wij geloven dat het de kwaliteit ook ten goede komt!”
Een aantal lessons learned
- Doe een aanbesteding in 10 dagen met een toegewijd team dat bevoegd is om besluiten te nemen. Toegewijd: gedurende die 10 dagen moet er niets anders op de agenda staan.
- Plan reviews en beslismomenten in (vooraf), zodat externe reviewers zoals een jurist of contractmanager hier rekening mee kunnen houden. Zo loopt het proces geen vertraging op.
- Plan genoeg schrijftijd in. Het is van belang om de klantvraag, eisen en wensen zo duidelijk en concreet mogelijk te beschrijven. Het kost tijd om deze zaken goed op papier te krijgen.
- Zorg dat betrokken collega’s die niet in het dagelijkse proces zitten, ook aangehaakt zijn.
- Denk vooraf goed na te over de randvoorwaarden en regel deze goed in.
- Zet niet twee dezelfde ‘type’ inkopers op één traject. Juist verschillende invalshoeken zijn verrijkend.
- Zorg ervoor dat je iedere dag terugblikt op wat er goed ging en wat er beter kan, zo blijf je ook binnen de 10 dagen continu verbeteren.
- Maak ook ruimte om elkaar persoonlijk te leren kennen, je werkt toch (zeer) intensief samen voor twee volle weken.
Over Maatschappelijke diensttijd
In het regeerakkoord van het huidige kabinet staat de behoefte om jongeren een bijdrage te laten leveren aan de samenleving om de sociale cohesie te versterken. Hiervoor is de maatschappelijke diensttijd (MDT) in het leven geroepen. Tijdens de MDT zetten jongeren tussen de 14 en 27 jaar oud zich vrijwillig in voor een ander, denk hierbij bijvoorbeeld aan het organiseren van een maatschappelijk evenement of geven van zwemles aan statushouders.
Het projectteam
Namens VWS: Felisha Aakster, Frank Robben, Jacqueline de Jager
Namens Supply Value: Eline Spee, Sander van der Laan
Namens RIS: Manuela van Es, Dieuwertje Koesen, Cindy Maring, Asha Debidien-Benie