Een beter resultaat dankzij de goede vragen en adviezen van de Tenderboard
Eerst was projectleider Jordy Vos wat huiverig voor een externe blik op de aanbesteding waar zijn team anderhalf jaar aan had gewerkt. Wat zou de Tenderboard ervan vinden? Nu is hij om. “We kregen goede vragen en adviezen waardoor we ons beschrijvend document nog beter konden maken. En we kregen complimenten, dat was ook fijn.”
De Tenderboard is een commissie van managers, bestuurders en hoogleraren die tegenspraak biedt op sourcing- en inkooptrajecten. Denk bij tegenspraak niet aan conflicten aan de vergadertafel, maar aan toetsende vragen in een positieve sfeer. Inkoopstrategie- of documenten voorleggen aan de Tenderboard is niet verplicht, maar wel handig. Zeker bij risicovolle aanbestedingen.
Rijksbrede aanbesteding
Jordy Vos is senior inkoopadviseur bij Rijksinkoopsamenwerking (RIS) en projectleider. Hij werkte met een groot team aan een rijksbrede aanbesteding voor schoonmaakmaterialen en -machines. De aanbesteding had meerdere deelnemers, meerdere stakeholders, meerdere belangen. “Bij de een ligt de nadruk op het volgen van beleid, bij de ander op de werkbaarheid van machines’’. Geen schokkende zaken, maar wel verschillende belangen. Wij hebben de Tenderboard gevraagd of we de risico’s goed hadden gezien en of zij nog verbetering zagen in ons beschrijvend document.”
Complimenten en verbeterpunten
Het gesprek met de commissie was heel positief, zegt Jordy. “We kregen complimenten dat we nagedacht hadden over alle aspecten.” Natuurlijk waren er ook verbeterpunten. “We zijn maanden bezig met een groot document, dus we raken gewend aan wat we zien. Een paar strategische keuzes hebben we opnieuw tegen het licht gehouden waardoor we ze nog beter in de markt konden zetten.” Sommige passages hadden baat bij een scherpere woordkeuze, om dubbelzinnigheid uit te sluiten. “De Tenderboard stelt goede vragen die helpen. We merkten echt dat dit deskundigen waren met verschillende expertises en uit verschillende organisaties: die stellen andere vragen.”
Woorden, geen pagina’s
Enkele vragen leidden ook tot wijzigingen in de standaarddocumenten. “Zelf heb je niet altijd de ruimte om daar kritisch naar te kijken. Je bent ook gewend aan de documenten waar je mee werkt.” In plaats van een maximumaantal pagina’s hebben inschrijvers zich nu te houden aan een maximumaantal woorden. Dat scheelt een hoop gedoe. “Wanneer een partij zich niet hield aan het maximumaantal pagina’s, het juiste lettertype of -grootte, dan leidde dat tot discussie. Dan moesten we een PDF omzetten naar Word en het
lettertype aanpassen om het exacte aantal pagina’s te weten. Het aantal woorden is veel makkelijker te controleren en geeft de marktpartij meer ruimte om innovatief met hun inschrijving om te gaan.”
Goed advies
De Tenderboard komt eens per maand bij elkaar. Het overleg duurde in Jordy’s geval drie kwartier. Daarna volgde een kort verslag met het advies. “Ook dat is niet verplicht, maar het zou dom zijn om niet over te nemen,” zegt Jordy. “Niet dat we ons hoeven te verantwoorden over wat we wel en niet doen, maar het was gewoon goed advies.” Het viel hem ook enorm mee met wat ze uiteindelijk in het document hebben aangepast. “Het aantal vragen in de nota van inlichtingen was veel minder dan ik had verwacht. Het aantal suggesties voor wijzigingen ook. Ik ben nu projectleider bij drie andere risicovolle aanbestedingen. Ik ga nu nog meer documenten voorleggen aan de Tenderboard. Ik ben om. Ik weet nu dat we samen een nog beter resultaat behalen.”
Uit de factsheet:
De Tenderboard adviseert vooraf over te nemen strategische aanbestedingsbeslissingen. Deze adviesmomenten zijn meestal wanneer:
- de sourcingstrategie gereed is;
- aanbestedingsstrategiedocumenten gereed zijn;
- de aanbestedingsdocumenten gereed zijn, meestal bestaande uit geschiktheidseisen, een programma van eisen, de subgunningscriteria prijs en kwaliteit, beoordelingssystematiek en de juridische voorwaarden.