Corona crisis en we hebben NU persoonlijke beschermingsmiddelen nodig! Ruslandagressie en allerlei aan Rusland gelieerde producten en diensten niet meer mogen inkopen. Digitale weerbaarheid: vijandelijke statelijke actoren worden steeds agressiever. Sancties van China voor vitale grondstoffen. Leveranciers die op veel plekken aan de overheid diensten leveren en toch op omvallen staan. Et cetera et cetera…
Adaptief inspelen op crises is een constante
Voor de et cetera ’s hierboven moet je allemaal zaken invullen die we al kennen. Sterker nog, voor veel meer zaken die we nu helemaal nog niet weten. Al heb ik dat voor het gemak nog maar even weggelaten. Wat we wél weten: we moeten erop voorbereid zijn. Dat betekent onder meer adaptief kunnen inspelen op onzekere gebeurtenissen waarvan wel zeker is dat die gaan plaatsvinden. We weten alleen nog niet precies wanneer, waar en hoe. Ook Esmee Peters is stellig in haar proefschrift: het beeld van een crisis moet worden bijgesteld. In plaats van crises als uitzonderingen te behandelen, moeten we ze zien als een constante en er ook zo naar handelen. We moeten erkennen dat we leven in een tijdperk van permanente crisis.
Gelukkig is voor de visionaire insiders zichtbaar wat er moet gebeuren
Bij alle genoemde thema's hierboven, speelt het verkrijgen van spullen en diensten van marktpartijen een rol. Met andere woorden: de inkoop speelt een rol. Inkopers konden en kunnen de grote vraagstukken echter niet goed aan. Voor veel buitenstaanders is dat nauwelijks zichtbaar. Zo kreeg de Nederlandse zorg met plak- en lapmiddelen de benodigde beschermingsmiddelen uiteindelijk voor elkaar. De concurrentie tussen inkopende organisaties heeft echter niet geleid tot `snel en beter', eerder `traag en duurder'. En dat een grote ICT-leverancier bijna omviel... de ellende in Nederland was niet te overzien geweest terwijl er veel individuele organisaties hun hoofd over hebben gebroken. Voor elk thema is er wel wat te noemen dat nauwelijks zichtbaar was. Zo noemt Esmee:
- bestuursvoering
- vaardigheden en competenties
- informatie- en besturingssystemen
- wet- en regelgeving
- leverancier-gerelateerde uitdagingen
Voor elk is er wel wat te noemen dat nauwelijks zichtbaar was. Veel insiders zien het al langere tijd aankomen: inkopers in publieke organisaties kunnen niet meer voldoen aan wat in 2025 vereist is.
Individuele inkooporganisaties zijn niet in staat de crises adequaat te ondersteunen
Wat zeg ik? De inkopers? Ik moet mezelf corrigeren. Ik bedoel: de publieke inkooporganisaties. De meeste inkopers zijn inmiddels meer dan goed toegerust om de inkoop te doen zoals dat in 2025 en in toenemende mate in de komende jaren vereist is. Ik kan zo een heel lijstje competenties noemen die nodig zijn en daar kan ik talloze namen met een vinkje achter zetten.
Organisaties zijn de coördinerende en organiserende mechanismen. Die zijn ontoereikend. Dat allerlei inventieve inkopers met oplossingen kwamen, moeten we vooral toejuichen en illustreert hun executiekracht. Daarmee konden we (gelukkig) allerlei praktische oplossingen realiseren: ik kon in het OV en in winkels met een mondkapje lopen, net zoals mijn gezinsleden die in de zorg werken. De uitdagingen en problemen liggen dus op het niveau van coördineren en organiseren. Dus buitenom het individu die inkoper heet.
Esmee Peters beschrijft het in haar proefschrift als een mismatch die ontstond tussen enerzijds de vele uitdagingen en problemen van coördinatieve aard tijdens COVID-19. Anderzijds de voorgestelde oplossingen die juist vaker operationeel van aard waren.
De klassieke publieke inkooporganisaties moeten zich dus anders organiseren om wél te kunnen coördineren. Helemaal in de huidige internationalisering en mondialisering. Neem daarbij in gedachte dat de vereiste kennis op deelterreinen exponentieel toeneemt. Die kennis kun je als individuele organisatie onmogelijk allemaal op peil houden, zeker als je niet weet wélk terrein de volgende keer aan de beurt is. En dan heb ik het nog niet gehad over de schaalbaarheid die bestrijding van toenemende crises vereist.
Hoe dan wel? Hoe ziet de toekomst er dan uit?
Inkopers gaan hun werk in grootschalige ecosystemen doen
Dat leidt niet tot economies of scale: meer doen met minder mensen. Integendeel: het leidt misschien zelfs tot minder doen en, geïnspireerd door elkaar, tot iets meer nadenken. Door de grootschalige samenwerkingsverbanden wordt het ook mogelijk om op een deelterrein meer diepgang te realiseren. Verdeling van focus over allerlei organisaties en als individuele organisatie toegang hebben tot alle kennis. Zo krijgen specialistische inkopers de kans zich nog verder te specialiseren in specifieke aandachtsgebieden en zo op hoog niveau gesprekspartner te zijn voor de specialisten uit de business. Het leidt dus tot economies of skill.
Schaalbaarheid door fluïde schaalbaarheid
De schaalbaarheid zit door de samenwerkingsverbanden niet in het vergroten van de capaciteit. Wel in het organisatie-overstijgend fluïde schuiven van inzetbaarheid. De inkopers die door een vorm van organiseren bij elkaar horen - iedereen heeft tenslotte recht op een ‘baas’ - zijn niet exclusief gebonden aan diezelfde `baas’. Ze moeten zonder allerlei administratieve belemmeringen en `verrekengeneuzel' in staat zijn bij andere organisaties bij te springen:
- Hoe fijn was het geweest als tijdens het losbarsten van Covid-19 al die inkopers die even wat minder hadden te doen, meteen inzetbaar waren geweest naast die inkopers die overuren draaiden in de avonden, weekenden en feestdagen.
- Hoe fijn was het geweest als Defensie met de enorme opdrachten de direct nodige inkoopbijstand had kunnen krijgen.
- Hoe fijn was het geweest als we inkoopspecialisten hadden gehad die de grondstofketens in beeld hadden toen we even wat minder ingrediënten uit China kregen. Of... minder gaan krijgen in de toekomst, meteen na de Trump-penalty op allerlei kritische grondstoffen.
Het onderzoek van Esmee Peters benadert inkoop vanuit een netwerkperspectief. Oftewel niet geredeneerd vanuit één inkooporganisatie, maar vanuit het perspectief dat meerdere inkooporganisaties in hetzelfde landschap schaarse producten moeten verwerven. Ze benadrukt dat dit niet werkt als je pas begint samen te werken op het moment dat de crisis losbarst. Want hoe weet je dan wie over de juiste skills en faciliteiten beschikt? Ze gebruikt daarvoor de analogie van nooddiensten, zoals de brandweer, politie en ambulance. De aard van de crisis bepaalt wie de leiding neemt en iedere dienst brengt eigen expertise mee. Cruciaal daarbij: nooddiensten oefenen voortdurend, evalueren en communiceren regelmatig, en zien elkaar niet pas als het kwaad al geschied is.
Die ecosystemen beperken zich niet tot de publieke inkooporganisaties, de markt is ook onderdeel
Ja, bij marktpartijen zitten mensen die snel heel veel geld willen verdienen. En alle ambtenaren zijn lui. De markt zit in de nabije toekomst niet standaard meer ‘aan de andere kant van de tafel’. De klassieke cash cow strategie bestaat uiteraard nog, maar in toenemende mate alleen voor ‘pennen en potloden’. Voor de meeste andere goederen en diensten is het de uitdaging de belangen van de markt zoveel mogelijk in lijn te brengen met die van jou: gaat het met jou goed dan gaat het met de markpartij ook goed. Inkoop en aanbod samen aan dezelfde kant van de tafel. Open en transparant en vooral samenwerkend om Nederland weerbaar te houden. Om nieuwe technologieën meteen toe te kunnen passen en niet pas na de volgende aanbestedingsronde. En vaak nog beter: de overheid als Startup voor het ontwikkelen van nieuwe technologieën.
Leve de vooruitgang door oorlogen en andere crises! En nu: aan de slag, actie...
Springplank voor actie? Springplanken voor actie!
Ik begrijp het helemaal als een column als deze niet direct een springplank voor actie is. Het is uiteindelijk maar een column waar ik vrij mijn mening geef zonder allerlei fact-based onderbouwingen.
Het promotieonderzoek van Esmee Peters is wél fact based. Het is vele malen diepgaander en vele malen beter onderbouwd dan mijn visionaire verhaaltje van hierboven. Ik moed jullie daarom aan om het promoveren van Esmee Peters bij te wonen op 3 juni 2025. Daar de feiten en onderbouwingen te absorberen waarna je er niet aan ontkomt om tot actie over te gaan. De enige actie die je nu hoeft te doen is aanmelden. Je staat dan op een unieke “springplank voor actie” (Weick, 2005). Nee, ik heb het niet zelf verzonnen. Die springplank haal ik uit het promotieonderzoek van Esmee. Ik voel me dan ook zeer vereerd dat ik zelf een presentatie mag geven bij het ochtendprogramma.
Zie ik jou daar ook, bij die Esmee-springplank?
Richard Lennartz
Verbetert ecosysteem (semi-)publieke bedrijfsvoering