Als rijksoverheid geven we jaarlijks enorme bedragen uit aan producten en diensten. Die moeten natuurlijk kwaliteit leveren. Maar hoe zorg je ervoor dat het ook duurzame keuzes zijn die maatschappelijke impact hebben? Met Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). Hiermee stellen we wensen en eisen aan onze leveranciers. Dat ze eerlijke lonen betalen bijvoorbeeld, gebruikmaken van klimaatbewuste logistiek, of mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt inzetten.
In de praktijk vraagt dat om samenwerking tussen opdrachtgevers en inkoopexperts. Zoals tussen Dorine Schaeffer, accountmanager bij het Agentschap van de Generale Thesaurie van het ministerie van Financiën en Jordy Vos, senior inkoopadviseur bij de Rijksinkoopsamenwerking (RIS). Samen werken zij aan een complexe Europese aanbesteding voor contant geld en het vervoer ervan. Deelnemers aan deze aanbesteding zijn meerdere rijksorganisaties, waaronder Defensie, Justitie en Buitenlandse Zaken.
Wat je inkoopt, maar ook hóé
‘MVOI gaat niet alleen over wat je inkoopt, maar vooral ook over hoe,’ legt Jordy uit. ‘Bij deze aanbesteding selecteren we een dienstverlener die onder meer cash transport verzorgt met geldwagens. Dan kijk je ook: hoe duurzaam zijn die voertuigen, hoe zit het met de arbeidsvoorwaarden van chauffeurs, en kunnen we social return toepassen? Bijvoorbeeld door minimaal 5% van de opdrachtwaarde te reserveren voor mensen met afstand tot de arbeidsmarkt.’
Samen scherp blijven
Voor Dorine is dit haar eerste Europese aanbesteding. ‘Het is voor mij als projectleider erg prettig samenwerken met Jordy, die op dit gebied veel ervaring heeft. Ik zorg dat alle betrokken deelnemers aangesloten blijven, hij zorgt dat de aanbesteding juridisch, inhoudelijk én maatschappelijk klopt. Hij stelt kritische vragen die mij helpen scherper te formuleren wat we echt belangrijk vinden.’
Jordy vult aan: ‘Dorine kijkt fris naar dingen en stelt soms juist de vragen die je als inkoper misschien niet meer stelt. Dat helpt mij ook. We vullen elkaar goed aan.’
Korte lijnen, grote winst
De samenwerking tussen het Agentschap en RIS verloopt soepel, ook omdat ze vaker met elkaar hebben gewerkt in de aanbestedingen op het gebied van betalingsverkeer voor het Rijk. ‘We kennen elkaars werkwijze, weten wie waarover gaat en kunnen snel schakelen,’ zegt Jordy. ‘Dat klinkt simpel, maar in een aanbestedingstraject waarin veel partijen meedoen en de belangen groot zijn, maakt dat echt het verschil.’
Van ambitie naar realiteit
De aanbesteding is rijksbreed, met meerdere deelnemers. Dat maakt het proces complex én interessant. ‘We willen ambitie tonen,’ zegt Dorine, ‘maar ook realistisch blijven. Natuurlijk wil je het liefst een elektrische geldwagen, maar soms is dat niet haalbaar. Dan zoeken we het minst vervuilende alternatief.’ De MVOI-board — met kennisambassadeurs van de RIS en CDI-office (Coördinerend Directeur Inkoop) van Financiën — helpt daarbij. Zij denken mee over waar je in dit specifieke geval de meeste impact kunt maken. Dorine: ‘Ook fijn; ze toetsen het aanbestedingsdocument en geven hierop nuttige feedback.’
Hoge lat, beperkte markt
Een uitdaging in deze aanbesteding: de beperkte markt. Er zijn niet veel aanbieders op gebied van contant geld en geldtransport. ‘We willen de lat hoog leggen, maar zonder onrealistisch te worden,’ aldus Jordy. ‘We hebben MVOI-criteria opgesteld die deels als wens tellen, en deels als harde eis. Zo bied je de markt voldoende ruimte om op onze criteria in te gaan én stuur je toch op maatschappelijke waarde.’
25% op MVOI
Dat is niet geheel vrijblijvend. Het thema MVOI telt voor 25% mee in de beoordeling van inschrijvingen. ‘Dat is een duidelijke keuze,’ zegt Dorine. ‘Het Rijk wil hiermee een voorbeeld stellen. Niet alleen iets kopen, maar ook bijdragen of in beweging zetten. We hebben daarover bij eerdere aanbestedingen op het gebied van betalingsverkeer voor het Rijk ook vragen gekregen uit de politiek. Dan wil je als overheid laten zien: wij nemen onze rol serieus. Wij vinden een beheerst beloningsbeleid bijvoorbeeld erg belangrijk.’
De komende maanden wordt gewerkt naar afronding van de aanbesteding. Dan begint het pas echt: ‘Als opdrachtgever moeten wij vervolgens ook zorgen dat de dienstverlener zijn maatschappelijke beloftes waarmaakt,’ aldus Dorine. ‘Dat is een kwestie van goed contractmanagement — en van blijven samenwerken, want ook in deze fase hebben we de RIS soms nodig voor advies.