Inkopen doen we samen
Deze animatie laat op een duidelijke en speelse manier zien hoe wij samen met onze afnemers het inkoopproces doorlopen en wie wat doet. Onze ervaring leert namelijk dat het niet altijd duidelijk is wie welke stappen moet zetten voorafgaand en tijdens een offertetraject of een Europese aanbesteding. We hopen dat deze animatie meer duidelijkheid verschaft over de rol- en taakverdeling.
Hallo. Je nam contact met ons op, omdat je iets wilt inkopen. Geweldig. Maar gaat een nu eigenlijk gebeuren?Om te beginnen plannen we een startgesprek. In dat gesprek kijken we samen wat je nodig hebt en welke inkoopprocedure daar het beste bij past. Je krijgt inzicht in het traject, de doorlooptijden, taken en verantwoordelijkheden. Als het om een wat groter traject gaat, nemen we ook de strategie, de opzet van de overeenkomst, beleidsdoelstellingen en contractuele zaken door.De departementen geven op jaarbasis miljoenen euro’s uit aan inkopen en zijn daarbij als opdrachtgever verantwoordelijk om zich in te zetten voor een betere wereld. Met jouw inkoop kun je een verschil maken. Denk aan klimaat, milieu, diversiteit en inclusie. Wij kunnen je helpen de juiste duurzame keuzes te maken.We bespreken ook de aspecten van privacy en veiligheid. Als er persoonsgegevens verwerkt worden bij de opdracht, dien je namelijk rekening te houden met de wet- en regelgeving hiervan. Dat doe je, samen met de privacy- en informatieveiligheidspecialisten binnen jouw organisatie.Na dat startgesprek stellen we samen de inkoopdocumenten op. Jij weet veel over de inhoud, wij over het inkoopproces. Als de inkoopdocumenten klaar zijn, dan delen we de aanbestedingsdocumenten met de markt. Geïnteresseerden kunnen schriftelijk vragen stellen over de aanbesteding. Jij behandelt de inhoudelijke vragen, wij nemen de procesvragen voor onze rekening. Vervolgens delen we de antwoorden met de markt. Als de deadline voor het indienen van offertes voorbij is, openen we de zogeheten ‘digitale kluis’. Zo. De offertes zijn binnen. De inkoopadviseur doet nu een eerste check. De offertes die door die check komen, worden inhoudelijk beoordeeld door de beoordelaars. Vervolgens bespreekt het beoordelingsteam de scores met de inkoopadviseur en wordt bekend welke inschrijver de beste prijs-kwaliteitverhouding heeft. Het is belangrijk om de scores duidelijk te onderbouwen.Die onderbouwingen gebruiken we om bij het opstellen van de afwijzingsbrieven en de gunningsbrief de scores te motiveren. Zo krijgen inschrijvers een goede uitleg, wat ook weer helpt om bezwaar te voorkomen. Het kan zijn dat inschrijvers die het niet eens zijn met de afwijzing, bezwaar indienen. Het is belangrijk dat het beoordelingsteam hiervoor beschikbaar is in de bezwaartermijn. Definitieve gunning volgt na bezwaartermijn. Als er geen bezwaar gemaakt wordt, of als het gemaakte bezwaar niet tot andere uitkomsten leidt, dan maken wij de overeenkomst in orde. Als jij en de inschrijver dit getekend hebben, kunnen jullie aan de slag! Wil je meer weten over het inkoopproces? Kijk dan op deze website.