Eerstelijns Functioneel Beheer Inkoopsystemen
Een aantal departementen werkt samen op het gebied van eerstelijns functioneel beheer voor DigiInkoop, de Centrale Voorzieningen, Inkoop Inzicht en Wij Bestellen. Wij stelden voor deze organisaties een team functioneel beheer samen zodat er sprake is van kennisbundeling, continuïteitswaarborgen en gestandaardiseerd werken. Vóór 2020 lag de focus van het team uitsluitend op DigiInkoop. Met de afbouw en uitfasering van DigiInkoop per 1 juli 2023 richt het team zich ook op andere inkoopapplicaties.
Wij leveren uitvoerende functioneel beheertaken voor jouw organisatie en ter ondersteuning van de aansluiting van uw leveranciers. Op hoofdlijnen zijn dat de volgende (basis)werkzaamheden:
- Gebruikersondersteuning, waaronder het beantwoorden van functionele vragen, het (laten) oplossen van incidenten en communiceren bij verstoringen. Wij beoordelen ook wensen, behoeftes en serviceverzoeken en zetten deze door. Daarnaast registreren wij meldingen, informeren gebruikers via nieuwsbrieven en rijksportaal en leiden wij gebruikers op;
- Beheer bedrijfsinformatie, waaronder het aanmaken, wijzigen, koppelen of beëindigen van bedrijfsgegevens zoals locaties, afdelingen, personen en functies. Wij maken ook gebruikersaccounts aan en herstellen wachtwoorden;
- Leveranciersondersteuning, waaronder het beantwoorden van functionele vragen over het leveranciersportaal (niet zijnde e-facturatie vragen) en wij adviseren over de inrichting van het leveranciersportaal;
- Advies en implementatie bij ingebruikname van inkoopapplicaties: wij zijn het eerste aanspreekpunt, ondersteunen gebruikers en wij geven op verzoek presentaties over de mogelijkheden;
- Toetsen en testen, zoals deelname aan het Logius releaseoverleg en coördinatie van de gebruikersacceptatietest. Wij ondersteunen de testgroep bij gebruikersacceptatietest en testen de financiële systemen in de keten. Ook maken en onderhouden wij testscripts voor catalogus, niet-catalogus en inhuur;
- Regievoering en monitoring, waaronder het testen van functioneel beheer functionaliteiten (inclusief opstellen en rapporteren bevindingen), batchplanning controle en open interface controle. Wij bewaken/controleren het resultaat van de verbeteracties en monitoren geblokkeerde en afgewezen facturen.
De wijze waarop wij werkzaamheden uitvoeren leggen wij vast in het Dossier Afspraken en Procedures (DAP).
Daarnaast kunnen wij ook maatwerk leveren:
- Adviseren over koppelen nieuwe systemen met de betreffende inkoopapplicatie.
- Inrichten in de inkoopapplicatie van catalogi en punch-out van overeenkomsten.
- Mogelijkheden gebruik catalogi of punch-out met categorie-/contractmanager en leveranciers bespreken.
- Adviseren over inrichting van inkoopapplicatie bij organisatieveranderingen (incl. conversietrajecten).
- Inrichten van processen en organisatie om te komen tot een eenmalige verbeterslag rondom de inkoopapplicaties.