Reglement Tenderboard

Het doel van de Tenderboard

Organiseren van de eigen tegenspraak op aanbestedingen, met reviews van de aanbestedingsaanpak en advies aan de opdrachtgever. Dit leidt tot: 

• professionalisering van de inkoop en vergroten van de kwaliteit van de aanbestedingen;
• beteugelen van de risico’s van ongewenste aanbestedingsuitkomsten;
• advies aan de opdrachtgever over prioritering bij conflicterende doelstellingen;
• versterken van het leervermogen bij aanbestedingen

De functie van de Tenderboard

De functie van de Tenderboard is advisering vooraf over de strategische keuzes die opdrachtgevers in individuele inkooptrajecten maken. Het is geen controlemechanisme achteraf.

Uit de individuele inkooptrajecten kunnen we patronen halen waarmee de professionalisering van de organisatie van de inkoop verder gestalte kan krijgen. De Tenderboard adviseert de opdrachtgever van een aanbesteding op vastgestelde momenten of wanneer de opdrachtgever daar over een bepaald vraagstuk behoefte aan heeft.

Samenstelling van de Tenderboard

In de Tenderboard brengen we hoogwaardige interne en externe deskundigheid en tegenspraak bijeen. We verwachten dat de leden van de Tenderboard boven de belangen staan en het totaalbelang voor de (Rijks)overheid en de deelnemers in de gaten  houden.

De samenstelling is als volgt:

• Voorzitter Tenderboard;
• Ambtelijk Secretaris, ingevuld door de Rijksinkoopsamenwerking (RIS);
• Interne deskundigen op het gebied van ICT of andere relevante domeinen, inkoop en aanbesteden en bedrijfsvoering in algemene zin;
• Permanente onafhankelijke externe deskundigheid op het gebied van inkoop in de publieke sector;
• Deskundigen ad hoc: in het geval van ICT of andere inhoudelijke vraagstukken.

NB: Het is de leden van de Tenderboard niet toegestaan om over de aanbestedingsprocedures zelf contact op te nemen met inschrijvers. Hetzelfde geldt voor de inschrijvers: zij mogen geen contact opnemen met de leden van de Tenderboard over individuele aanbestedingen.

Werkwijze van de Tenderboard

De Tenderboard is geen controlemechanisme. De Tenderboard is een platform dat door open dialoog de kwaliteit van de aanbesteding doet toenemen.

De Tenderboard adviseert de opdrachtgever van een aanbesteding op de momenten zoals genoemd onder “Adviesmomenten” of wanneer de opdrachtgever daar over een bepaald vraagstuk behoefte aan heeft. Dit doet de Tenderboard door in vergadering bijeen te komen. De Tenderboard komt in principe één keer per maand bij elkaar. Voorafgaand aan deze vergadering stuurt de inkoopadviseur of projectsecretaris de relevante documenten met oplegnotitie aan de secretaris van de Tenderboard. Daarnaast kan, bij hoge uitzondering en onmiddelijke spoed en gemotiveerd verzocht worden om een spoedprocedure.

De secretaris van de Tenderboard zorgt dat de leden van de Tenderboard de te bespreken documenten hebben om zo de vergadering voor te bereiden. De werkvorm van de Tenderboard wordt gedurende de looptijd verder ontwikkeld, door te doen en door te reflecteren.

Adviesmomenten van de Tenderboard

De Tenderboard adviseert vooraf over de te nemen strategische aanbestedingsbeslissingen. De momenten van advisering zijn:

1. het moment waarop de sourcingstrategie gereed is,
2. de strategiedocumenten gereed zijn zodat clustering en perceelindeling in samenhang en in relatie tot andere ontwikkelingen, aanbestedingen, categorieën kan worden beoordeeld en
3. wanneer een programma van eisen en wensen, de gunningscriteria en beoordelingssystematiek (onderdeel van het beschrijvend document) voor een individuele aanbesteding gereed is/zijn. Dus als nog niet alle documenten zijn gemaakt.

Vragen die bij de advisering aan de orde kunnen komen gaan over de gemaakte afwegingen en de procedurele keuzes, zoals bijvoorbeeld: 

• Waarom is de opdracht afgebakend zoals men dat voorstelt (wat zit er wel/niet in, met/zonder onderhoud, huur/koop etc.)?
• Biedt het programma van eisen ruimte voor de expertise van de aanbieders?
• Welke (politieke) risico’s zijn er te verwachten en welke risico’s liggen bij de markt?
• Zijn de mededingingsrechtelijke risico’s voldoende gemitigeerd?
• Waarom is gekozen voor het gunningcriterium laagste prijs dan wel beste PKV (EMVI) en hoe is de weging van de subgunningcriteria en waarom?
• Waarom werkt men al dan niet met een perceelindeling en welke?
• Wordt er afgeweken van het inkoopbeleid en zo ja op welke punten en waarom?
• Hoe wordt toekomstvastheid van de te verwerven producten en diensten geborgd?

Advies van de Tenderboard

De Tenderboard adviseert, op basis van de gevoerde dialoog, en geeft aanwijzingen over inkoop- en aanbestedingsaspecten van de op handen zijnde individuele aanbestedingen. De schriftelijke adviezen richten zich aan de opdrachtgever van de aanbesteding.

De Tenderboard houdt in haar advisering rekening met juridische vraagstukken, samenhangend met de betreffende aanbesteding, maar geeft niet sec juridisch advies. De adviezen richten zich op verbetering van het aanbestedingsproces, samenhang en prioritering.

De opdrachtgever kan afwijken van het advies van de Tenderboard. Zij communiceren het voornemen van afwijken aan de Tenderboard, zodat alle betrokkenen van elkaar leren.

Format oplegnotitie Tenderboard

In dit formulier geef je kort de opdracht of aanbesteding weer, waarover je advies vraagt aan de Tenderboard. Vraag dit formulier op bij de secretaris van de Tenderboard.

Vragen aan de Tenderboard

Heb je vragen over de Tenderboard?  Neem gerust contact op met de secretaris van de Tenderboard, Tom Grubben of Edmee Schreuders.